Εμπλοκή σε όλες τις δράσεις μετασχηματισμού του ομίλου ΕΛΤΑ, ακόμα και σε επίπεδο διευθύνσεων, θα έχει ο σύμβουλος που θα επιλεγεί από τον διαγωνισμό που προκηρύχθηκε και δημοσιεύτηκε στη Διαύγεια, με στόχο τη διάσωση του Οργανισμού.
Αντικείμενο της σύμβασης είναι η συνολική υποστήριξη υλοποίησης του μετασχηματισμού του ομίλου της ΕΛΤΑ ΑΕ από τον ανάδοχο, γεγονός που απαιτεί την εμπλοκή του σε όλες τις δράσεις μετασχηματισμού, λαμβάνοντας υπόψη και τις ανάγκες που προκύπτουν κατά τη διάρκεια του μετασχηματισμού.
Η εκτιμώμενη αξία της σύμβασης ανέρχεται στο ποσό των 5.084.000 ευρώ, συμπεριλαμβανομένου ΦΠΑ 24%. Η χρονική διάρκειά της ορίζεται σε 24 μήνες. Τα ΕΛΤΑ διατηρούν το δικαίωμα προαίρεσης έως 12 μηνών, με επαύξηση του αντικειμένου του έργου και του προϋπολογισμού έως 20%.
Η σύμβαση θα ανατεθεί με το κριτήριο της πλέον συμφέρουσας από οικονομική άποψη προσφοράς, βάσει της βέλτιστης σχέσης ποιότητας -τιμής.
Οι στόχοι του μετασχηματισμού
Στόχοι του μετασχηματισμού είναι να διασφαλιστεί η βιωσιμότητα του οργανισμού και να τεθούν ισχυρές βάσεις για τη συνεχή ανάπτυξή του.
Η στρατηγική μετασχηματισμού ορίζει τους άξονες ανά επιχειρησιακό πεδίο και τον οδικό χάρτη ενεργειών για τα επόμενα τέσσερα έτη. Οι παρεμβάσεις εκτείνονται σε όλο το εύρος των επιχειρησιακών λειτουργιών του ομίλου (Εμπορική στρατηγική, Δίκτυο Εξυπηρέτησης, Διανομή, Κέντρα Διαλογής, Διαβιβάσεις, Υποστηρικτικές υπηρεσίες) και προσβλέπουν σε ριζικές αλλαγές σε ολόκληρο το μοντέλο λειτουργίας του. Επίσης, το χρονοδιάγραμμα υλοποίησής τους, το οποίο είναι κρίσιμο για την επίτευξη της βιωσιμότητας, κρίνεται ιδιαίτερα απαιτητικό.
Ως εκ τούτου, με στόχο την έγκαιρη και επιτυχή υλοποίηση του προγράμματος μετασχηματισμού, τα ΕΛΤΑ προκηρύσσουν το παρόν έργο παροχής συμβουλευτικών υπηρεσιών με στόχο την πρόσληψη Συμβούλου, ο οποίος θα αναλάβει άμεσα τη συνεχή υποστήριξη των ΕΛΤΑ στην υλοποίηση του προγράμματος μετασχηματισμού, για τουλάχιστον τα επόμενα δύο έτη, από την ημερομηνία ανάθεσης του έργου.
Το αντικείμενο έργου του Συμβούλου
Η φύση του έργου, που προσβλέπει σε συνολική υποστήριξη υλοποίησης του μετασχηματισμού από τον ανάδοχο, ουσιαστικά απαιτεί την εμπλοκή του αναδόχου σε όλες τις δράσεις μετασχηματισμού και την προσαρμογή της παρεχόμενης υποστήριξης και υπηρεσιών, λαμβάνοντας υπόψη και τις ανάγκες που προκύπτουν κατά τη διάρκεια του μετασχηματισμού.
Επίσης, ακόμα και για δράσεις μετασχηματισμού στις οποίες ο ανάδοχος δεν έχει άμεση εμπλοκή (Δυναμική Δρομολόγηση, Βελτιστοποίηση τοπολογίας δικτύου εξυπηρέτησης, Πρόγραμμα Ψηφιακού Μετασχηματισμού, Εθελουσία, Διαμόρφωση καταστημάτων (layout), Πρόγραμμα προβολής και διαφήμισης), οφείλει να έχει κατανόηση και να παρακολουθεί την εξέλιξή τους, δεδομένων των αλληλεξαρτήσεων που υπάρχουν μεταξύ των δράσεων μετασχηματισμού και των επιχειρησιακών λειτουργιών.
Ωστόσο, προς βέλτιστη και κατά το δυνατό ακριβέστερη περιγραφή των απαιτούμενων υπηρεσιών, παραθέτουμε το αντικείμενο του έργου διαχωρισμένο σε έξι επιμέρους ροές εργασίας, με τις αντίστοιχες απαιτήσεις ανά ροή εργασίας από τον ανάδοχο.
Εμπορική και Τιμολογιακή Πολιτική
Αναλυτικός σχεδιασμός της εμπορικής πολιτικής, κατάρτιση του πλήρους προϊοντικού χαρτοφυλακίου και της νέας εκπτωτικής και τιμολογιακής πολιτικής.
Η στρατηγική μετασχηματισμού προσδιορίζει τις κατευθύνσεις της εμπορικής στρατηγικής, τις κύριες προϊοντικές κατηγορίες και τα νέα προϊόντα και υπηρεσίες προς διάθεση. Βάσει της στρατηγικής αυτής, ο σύμβουλος θα πρέπει να διαμορφώσει την αναλυτική εμπορική πολιτική των ΕΛΤΑ και των Ταχυμεταφορών, λαμβάνοντας υπόψη τα στοιχεία και τη γνώμη της αρμόδιας ομάδας εργασίας των ΕΛΤΑ, που θα περιλαμβάνει:
- Την αναλυτική δομή του προϊοντικού χαρτοφυλακίου
- Την τιμολογιακή και εκπτωτική πολιτική ανά προϊόν και ανά κατηγορία πελάτη (B2B, B2C)
- Το μοντέλο και τους τρόπους εξυπηρέτησης των πελατών ανά προϊόν και ανά κατηγορία πελάτη (B2B, B2C.
- Να γνωρίζει και να έχει αναλύσει τις τάσεις και τις επιδόσεις της ελληνικής ταχυδρομικής αγοράς και της αγοράς ταχυμεταφορών (μερίδια αγοράς, κύκλος εργασιών, τεμάχια, τοποθέτηση ανταγωνισμού).
- Να αναλύσει τις επιδόσεις της υφιστάμενης εμπορικής πολιτικής και του προϊοντικού χαρτοφυλακίου αλλά και του κόστους. Συγκεκριμένα ο ανάδοχος θα πρέπει να αποτυπώσει με ακρίβεια τόσο την κατανομή των εσόδων ανά προϊόν, πελατειακή ομάδα και κανάλι πώλησης όσο και το κόστος διάθεσης ανά επιχειρησιακή λειτουργία και ανά προϊόν.
- Να αναλύσει τις εμπορικές πρακτικές και το προϊοντικό χαρτοφυλάκιο που διαθέτουν άλλοι επιλεγμένοι ευρωπαϊκοί ταχυδρομικοί πάροχοι και ταχυμεταφορείς
- Να αναλύσει τις ανάγκες των πελατών της ελληνικής αγοράς και να προβεί στην οριοθέτηση των πελατειακών τμημάτων που θα πρέπει να στοχεύσει η εμπορική πολιτική
- Να εξετάσει τις εσωτερικές δυνατότητες και την υφιστάμενη εμπορική πολιτική των ΕΛΤΑ, που περιλαμβάνει και την ανάλυση οικονομικών και κοστολογικών αποτελεσμάτων (έσοδο, κερδοφορία, κόστος ανά προϊόν, υπαγωγή ή μη στην υποχρέωση Καθολικής Υπηρεσίας)
- Να σχεδιάσει το νέο προϊοντικό χαρτοφυλάκιο βάσει των πελατών στόχου (Β2Β & Β2C) και την τιμολογιακή πολιτική
- Να υποστηρίξει τον σχεδιασμό της «πρότασης προς τον πελάτη» και της στρατηγικής πωλήσεων συνδυαστικά με τα κανάλια πωλήσεων και με τις υποστηρικτικές προς τις πωλήσεις λοιπές λειτουργίες του Ομίλου
- Να αναλύσει τις πιθανές συνεργασίες/συμμαχίες που θα απαιτηθούν για να επιτευχθούν οι στόχοι των πωλήσεων
- Να διαμορφώσει εκτιμήσεις προϋπολογιστικών οικονομικών μεγεθών (εσόδου και κοστολογικά) για κάθε εμπορική δραστηριότητα και τη δυνατότητα υπολογισμού τους υπό εναλλακτικά σενάρια ζήτησης, τιμολόγησης και οργάνωσης δικτύου και προϊοντικού χαρτοφυλακίου.
Ο Ανάδοχος θα πρέπει να γνωμοδοτήσει ακόμα και για το μελλοντικό προϊοντικό χαρτοφυλάκιο, τιμολογιακή και εκπτωτική πολιτική ανά πελατειακό τμήμα, προϋπολογισμός ανά τμήμα αλλά και ο προσδιορισμός των βασικών διαδικασιών και λειτουργικών ροών (π.χ. front‐office, back‐office και έλεγχος) ανά τύπο σημείου και διαμόρφωση προτάσεων βελτίωσής τους.
Θα πρέπει επίσης να καθορίσει πολιτική για τους στόχους ποιότητας που θέτει η Ρυθμιστική Αρχή, για τα προϊόντα Καθολικής Υπηρεσίας, πιθανές συνέργειες και τον επανασχεδιασμό του δικτύου διανομέων της χώρας. Παράλληλα θα κληθεί να κάνει ανάλυση και σχεδιασμό δράσεων μετάβασης σε νέο μοντέλο διανομής και την υποστήριξη νέων σύγχρονων ταχυδρομικών υπηρεσιών.
Ο σύμβουλος θα πρέπει να εκπονήσει κατάλληλη μελέτη μοντελοποίησης και προσομοίωσης δικτύου, η οποία θα περιλαμβάνει:
• Καταγραφή και αξιολόγηση απαραίτητων δεδομένων και πληροφοριών όπως οι απαιτήσεις Καθολικής Υπηρεσίας, το ιδιοκτησιακό καθεστώς των υποδομών, το διαθέσιμο προσωπικό, ο στόλος οχημάτων, συμβάσεις εργολάβων κ.α.
• Ανάλυση και αποτύπωση της υφιστάμενης τοπολογίας δικτύου και των υφιστάμενων διακινούμενων όγκων και υπολογισμό του συνολικού κόστους διαχείρισης ανά διεργασία.
• Πρόβλεψη όγκου μελλοντικών δραστηριοτήτων με συνεκτίμηση παράλληλων επενδύσεων των ΕΛΤΑ.
• Ανασχεδιασμό των Κέντρων Διαλογής, Διαμετακομιστικών Μονάδων και Σημείων Εξυπηρέτησης, τεκμηριωμένη από μοντέλο προσομοίωσης, λαμβάνοντας:
- Το πλήθος, το μέγεθος, το έργο, τον βαθμό αυτοματοποίησης που σχεδιάζεται και τη χωροταξική τους διασπορά
- Την εξέλιξη του όγκου αντικειμένων ανά κατηγορία και των απαιτήσεων διαχείρισης (χρόνοι επεξεργασίας, στόχοι ποιότητας).