Σε μια τυπική επιχείρηση, η διαδικασία της μισθοδοσίας είναι σχετικά προβλέψιμη. Σταθερός αριθμός υπαλλήλων, σταθερά ωράρια, σταθερές αποδοχές. Επαναλαμβάνεται κάθε μήνα με μικρές έως καθόλου παραλλαγές. Σε μια τουριστική επιχείρηση στην περίοδο αιχμής, ωστόσο, τίποτα από αυτά δεν συμβαίνει με τον ίδιο τρόπο.
Ο αριθμός των υπαλλήλων αλλάζει από εβδομάδα σε εβδομάδα, κάποιοι φεύγουν, κάποιοι νέοι έρχονται, κάποιοι καλούνται έκτακτα. Τα ωράρια δεν είναι σταθερά: βάρδιες, υπερωρίες, αλλαγές τελευταίας στιγμής λόγω απουσιών ή αυξημένης κίνησης. Οι συμβάσεις είναι διαφορετικές, εποχικές, ορισμένου χρόνου, μερικής απασχόλησης. Και όλα αυτά πρέπει να υπολογιστούν, να καταχωρηθούν και να πληρωθούν σωστά, την ώρα που η επιχείρηση τρέχει στους πιο έντονους ρυθμούς της χρονιάς.
Η ανατομία ενός προβλήματος
Ένα μεσαίου μεγέθους ξενοδοχείο στην περίοδο αιχμής μπορεί να έχει 20 με 35 υπαλλήλους σε διαφορετικές θέσεις: ρεσεψιόν, ορόφους, εστιατόριο, μπαρ, συντήρηση. Κάθε κατηγορία έχει διαφορετικά ωράρια, διαφορετικούς συντελεστές αμοιβής για υπερωρίες και νυχτερινή εργασία, διαφορετικές ασφαλιστικές εισφορές.
Όταν έρχεται η ώρα της μισθοδοσίας, ο επιχειρηματίας πρέπει να συγκεντρώσει όλα αυτά τα δεδομένα από διαφορετικές πηγές, όπως φύλλα παρουσίας, σημειώσεις βαρδιών, αλλαγές που έγιναν προφορικά την τελευταία στιγμή, να τα επαληθεύσει, να τα υπολογίσει και να στείλει τις πληρωμές εγκαίρως.
Με χαρτί και μολύβι, ή ακόμα και σε ένα απλό υπολογιστικό φύλλο, αυτή η διαδικασία παίρνει ώρες. Ώρες που τον Αύγουστο δεν υπάρχουν.
Το κόστος που δεν φαίνεται
Το πρόβλημα δεν είναι μόνο ο χρόνος, αλλά και τα λάθη που κοστίζουν. Ένα λάθος στη μισθοδοσία, όπως μια υπερωρία που δεν υπολογίστηκε, μια ασφαλιστική εισφορά που δεν αποδόθηκε σωστά ή μια πληρωμή που καθυστέρησε, έχει άμεσες συνέπειες: δυσαρεστημένους υπαλλήλους σε μια περίοδο που η επιχείρηση εξαρτάται από αυτούς, ενδεχόμενα πρόστιμα και γραφειοκρατικές εκκρεμότητες που συσσωρεύονται.
Και υπάρχει κάτι ακόμα, λιγότερο εμφανές αλλά εξίσου σημαντικό: η ψυχολογική επιβάρυνση. Ο επιχειρηματίας που γνωρίζει ότι έχει εκκρεμή μισθοδοσία, ακόμα και αν δεν την έχει ξεχάσει, απλώς δεν έχει προλάβει, φέρει ένα επιπλέον βάρος σε μια περίοδο που το βάρος είναι ήδη στο μέγιστο.
Το προσωπικό που φεύγει και το προσωπικό που μένει
Υπάρχει μια διάσταση της μισθοδοσίας που σπάνια λαμβάνεται υπόψη, αλλά είναι εξίσου σημαντική για μια τουριστική επιχείρηση: η σχέση της με τη διατήρηση του προσωπικού.
Στον τουρισμό, η φήμη μιας επιχείρησης ως εργοδότη κυκλοφορεί γρήγορα. Οι εποχικοί εργαζόμενοι μιλούν μεταξύ τους, για τα ωράρια, για τις συνθήκες, και για το αν πληρώνονται σωστά και εγκαίρως. Μια επιχείρηση που η μισθοδοσία της είναι αξιόπιστη και έγκαιρη προσελκύει καλύτερο προσωπικό και το κρατά από χρόνο σε χρόνο.
Μια επιχείρηση που οι εργαζόμενοί της δεν ξέρουν πότε και πόσο θα πληρωθούν ή που οι πληρωμές καθυστερούν, χάνει ανθρώπους, συχνά στη χειρότερη στιγμή, μέσα στη σεζόν, όταν η εύρεση αντικατάστασης είναι σχεδόν αδύνατη.
Η μισθοδοσία, δηλαδή, δεν είναι μόνο λογιστική υποχρέωση. Είναι και εργαλείο διαχείρισης ανθρώπινου δυναμικού.
Η μισθοδοσία ως διαδικασία που μπορεί να απλοποιηθεί
Το πρόβλημα δεν είναι η πολυπλοκότητα, αλλά το γεγονός ότι αντιμετωπίζεται με εργαλεία που δεν σχεδιάστηκαν για αυτήν.
Η μισθοδοσία σε μια τουριστική επιχείρηση στην περίοδο αιχμής χρειάζεται ένα σύστημα που επιτρέπει την εύκολη και γρήγορη εισαγωγή στοιχείων, στέλνει πληρωμές με ακρίβεια και δίνει τη δυνατότητα διαχείρισης από οπουδήποτε, χωρίς να απαιτεί την παρουσία του επιχειρηματία μπροστά σε έναν υπολογιστή. Όταν αυτές οι προϋποθέσεις πληρούνται, η μισθοδοσία σταματά να είναι πρόβλημα. Γίνεται απλώς μια ακόμα διαδικασία που ολοκληρώνεται γρήγορα και σωστά, χωρίς να απαιτεί την προσοχή που χρειάζεται αλλού.
Από το άγχος στη ρουτίνα
Αυτή είναι η διαφορά ανάμεσα στον επιχειρηματία που κάθεται αργά το βράδυ να βγάλει μισθοδοσία και σε αυτόν που την έχει τελειώσει μέσα σε λίγα λεπτά, από το κινητό του, ανάμεσα σε δύο άλλες υποχρεώσεις.
Ο πρώτος δεν είναι πιο αδιάφορος ή πιο αδύναμος. Απλώς χρησιμοποιεί εργαλεία που δεν ταιριάζουν στις ανάγκες του.
Η λύση που κάνει τη διαφορά στην πράξη
Η online μισθοδοσία μέσα από το πρόγραμμα Business Banking Τουρισμός της Eurobank διευκολύνει την εισαγωγή των στοιχείων μισθοδοσίας και την αποστολή πληρωμών, γρήγορα και με ακρίβεια, από οπουδήποτε, ακόμα και τις πιο απαιτητικές ημέρες της σεζόν.
Και επειδή η μισθοδοσία δεν είναι το μόνο που απαιτεί προσοχή αυτή την περίοδο, το πρόγραμμα δεν σταματά εκεί. Τα σύγχρονα τερματικά POS της Worldline Greece με προνομιακή τιμολόγηση διαχειρίζονται τον αυξημένο όγκο συναλλαγών της σεζόν χωρίς καθυστερήσεις, ώστε κάθε πληρωμή να γίνεται γρήγορα και χωρίς τριβές. Ο λογαριασμός όψεως με τα προνόμιά του δίνει πλήρη εικόνα και έλεγχο της ταμειακής ροής καθημερινά, ώστε η αυξημένη ρευστότητα της περιόδου να αξιοποιείται σωστά.
Τρία εργαλεία, μία λογική: να μπορείς να είσαι παρών εκεί που χρειάζεται, στην επιχείρηση, στους πελάτες, στους υπαλλήλους, αντί να κάθεσαι με υπολογιστικά φύλλα σε μια μέρα που κάθε λεπτό μετράει.
Γιατί στην περίοδο αιχμής, η μισθοδοσία δεν πρέπει να είναι το πρόβλημα που σε κρατά στο γραφείο.
ΠΑΡΟΥΣΙΑΣΗ