Μεταφράζοντας στα ελληνικά τη γαλλική λέξη réunion (συνάντηση), θα λέγαμε ότι ο Louis Vareille, στέλεχος επιχειρήσεων και συγγραφέας σήμερα, είναι «ρεουνιονολόγος» ή «συναντησιολόγος» ελληνιστί.
Όπως λέει ο ίδιος, «επάγγελμά του είναι η θεραπεία των συναντήσεων». Μετά από περισσότερα από 30 χρόνια διεθνούς καριέρας, κυρίως στη γαλλική Danone, το 2017 δημιούργησε τη Διεθνή Σχολή Συναντησιολογίας (Réunionologie) έχοντας ως βάση του την εμπειρία 12.000 και πλέον συναντήσεων.
Σήμερα, λοιπόν, μεταφέρει το πάθος του για τις καλές συναντήσεις σε οργανισμούς τόσο διαφορετικούς όσο η Monoprix, η Panzani, η Mantiais, η Γαλλική Κτηνιατρική Ακαδημία κ.ά. Και από την άποψη αυτή, το βιβλίο του «Φθάνει πια με τη Συναντησιολογία» είναι ένας χρήσιμος οδηγός για να «καταπολεμηθεί ένα δηλητήριο που κατατρώει την επαγγελματική μας ζωή», τονίζει.
Στο πλαίσιο αυτό, ο Louis Vareille υπογραμμίζει τα παρακάτω σημεία που πρέπει να λάβει υπόψη του ο υπεύθυνος μιας συνάντησης:
Οργάνωση και στόχοι
- Ο στόχος και ο αριθμός των συμμετεχόντων θα πρέπει να καθορίζονται με σαφήνεια, ώστε να αποφεύγονται ακατάστατες ή περιττές συναντήσεις.
- Η αυστηρή προετοιμασία και ένας αναζωογονητικός πρώτος γύρος συζητήσεων παρέχουν τη βέλτιστη προετοιμασία για την έναρξη της συνάντησης.
- Η συμμετοχή όλων και η λήψη αποφάσεων είναι απαραίτητες για να είναι αποτελεσματική η συνάντηση.
- Προσδιορίστε το «Τι; Ποιος; Πότε;». Η αξιολόγηση της αποτελεσματικότητας μιας συνάντησης είναι σίγουρα σοφή, αλλά μήπως θα ήταν καλύτερα μερικές φορές να ακυρώσετε τη συνάντηση;
- Οι εξ αποστάσεως συναντήσεις έχουν γίνει η νέα πραγματικότητα (νέο φυσιολογικό) και η αποτελεσματική διευκόλυνσή τους έχει καταστεί απαραίτητη.
- Ρεουνιολογία / Συναντησιολογία: μια επιστήμη στην υπηρεσία των οργανισμών.
Κατά τον συγγραφέα, μια παραγωγική συνάντηση βασίζεται πάνω απ' όλα σε έναν σαφή και καλά καθορισμένο στόχο. Αυτή είναι η πρώτη «μαγική» ερώτηση που πρέπει να κάνετε στον εαυτό σας πριν οργανώσετε μία.
Ωστόσο, προσέξτε να μην συγχέετε τον «στόχο» και το «θέμα» της συνάντησης.
Ο πρώτος αναφέρεται στον σκοπό της συνάντησης ή στο απτό αποτέλεσμα που αναμένεται από αυτήν, ενώ το δεύτερο αναφέρεται στο θέμα που θα συζητηθεί. Ο ακριβής καθορισμός του στόχου θα σας βοηθήσει να προετοιμάσετε και να διευκολύνετε τη συνάντηση με τον καλύτερο δυνατό τρόπο. Εάν χρειάζεται να συζητήσετε πολλά θέματα σε μία μόνο συνάντηση, βεβαιωθείτε ότι κάθε θέμα έχει έναν συγκεκριμένο στόχο που σχετίζεται με αυτό.
Επίσης, φροντίστε να διατυπώσετε τον στόχο —ο οποίος θα πρέπει να περιλαμβάνεται στην ημερήσια διάταξη— πολύ πριν από τη συνάντηση, ώστε να έχετε αρκετό χρόνο για να τον συζητήσετε με τους συναδέλφους σας.
Η διατύπωση ενός σαφούς στόχου περιλαμβάνει την απάντηση σε ερωτήματα σχετικά με τη χρησιμότητα ή τον σκοπό της συνάντησης και τη συνετή χρήση του χρόνου των συμμετεχόντων. Σε κάθε περίπτωση, ο εντοπισμός της πραγματικής ανάγκης για τη συνάντηση θα βοηθήσει στην αποσαφήνιση του σκοπού της.
«...Η αποστολή της Reuniologie, που ξεκίνησε στη Γαλλία το 2017, είναι να μετατρέπει κάθε συνάντηση σε μια "παραγωγική, συναρπαστική και μαθησιακή" στιγμή. Η ανάπτυξη της Reuniology —σε μια εταιρεία ή σε έναν δημόσιο φορέα— προσφέρει δύο σημαντικά πλεονεκτήματα.
Το πρώτο ωφελεί άμεσα τον οργανισμό, επιτρέποντάς του να ενισχύσει τη συνοχή και το ομαδικό πνεύμα. Το δεύτερο απευθύνεται στο ίδιο το άτομο, δίνοντάς του την ευκαιρία να ενταχθεί καλύτερα και να συμβάλει στην ανάπτυξη του οργανισμού του. Περισσότερο από οτιδήποτε άλλο, η Reuniology προστατεύει τους οργανισμούς από δύο μεγάλους κινδύνους: τη συλλογική απώλεια παραγωγικότητας και την ατομική αποδέσμευση. Η Ρεουνιολογία στοχεύει πάνω απ’ όλα να κάνει τα άτομα και τις συλλογικότητες αυτόνομα. Οδηγεί στην ευαισθητοποίηση σχετικά με τις πρακτικές και αναπτύσσει μια συλλογική ικανότητα για την πρόοδό τους...», γράφει ο Louis Vareille.
Και προσθέτει, καταλήγοντας, ότι για να βελτιώσετε τόσο την παραγωγικότητα όσο και τη χρηστικότητα των συναντήσεών σας, προσπαθήστε να έχετε κατά νου τον σκοπό για τον οποίο προορίζονται. Βεβαιωθείτε ότι, όταν αποφασίζετε να οργανώσετε μια συνάντηση, μπορείτε να περιγράψετε με λίγα λόγια το συγκεκριμένο αποτέλεσμα που περιμένετε, αποδεικνύοντας έτσι τη χρησιμότητά της.
Διακρίνετε το θέμα από τον σκοπό της συνάντησης και αναλύστε πώς θα εξελιχθεί μια σύσκεψη όταν τη βιώνετε ως συμμετέχων. Στη συνέχεια, βεβαιωθείτε ότι οι συμμετέχοντες δεν μοιάζουν απλώς με κομπάρσους, φροντίζοντας όλοι να αποχωρούν από τη σύσκεψη με σαφώς καθορισμένες ενέργειες.
Τέλος, κλείνετε συστηματικά τις συναντήσεις σας με έναν γύρο τοποθετήσεων (στον οποίο θα συμμετέχουν όλοι), ώστε να ρωτάτε τους συμμετέχοντες σχετικά με την αποτελεσματικότητα της τρέχουσας συνεδρίας και τα διδάγματα που πρέπει να αντληθούν για τις μελλοντικές.