Διαγωνισμός για χρονομέτρηση της διακίνησης αλληλογραφίας

Η ΕΕΤΤ θα αναθέσει σε εξειδικευμένο φορέα το έργο της μέτρησης του χρόνου διακίνησης της Αλληλογραφίας Α΄ και Β΄ Προτεραιότητας Εσωτερικού του ορισθέντος Φορέα Παροχής Καθολικής Υπηρεσίας ( Φ.Π.Κ.Υ.), δηλαδή τα «Ελληνικά Ταχυδρομεία Α.Ε.» (ΕΛΤΑ).

Η προυπολογιζόμενη συνολική αμοιβή του Αναδόχου εκτιμάται στο ποσό των τριακοσίων χιλιάδων ευρώ (€300.000,00), πλέον του αναλογούντος Φ.Π.Α., ο οποίος θα βαρύνει την Αναθέτουσα Αρχή.

Διάρκεια Υπηρεσιών και Σύμβασης:

• Για την παροχή των δημοπρατούμενων υπηρεσιών θα καταρτιστεί σύμβαση διάρκειας τριάντα μηνών.
• Προθεσμία υποβολής των σχετικών αιτήσεων για παροχή διευκρινίσεων: έως 06-09-2022.
• Ημερομηνία έναρξης υποβολής προσφορών: 19-08-2022
• Καταληκτική ημερομηνία υποβολής προσφορών: 16/09/2022 και ώρα 13:00.
• Αποσφράγιση προσφορών: 19/09/2022, ημέρα Δευτέρα και ώρα 14:00, στα γραφεία της ΕΕΤΤ.
• Κριτήριο Ανάθεσης της Σύμβασης αποτελεί η πλέον συμφέρουσα από οικονομική άποψη προσφορά, βάσει βέλτιστης σχέσης ποιότητας – τιμής.

Σκοπός του Έργου

Σκοπός του έργου είναι η μέτρηση της ποιότητας της ταχυδρομικής καθολικής υπηρεσίας εσωτερικού, όπως προβλέπεται από το άρθρο 5 (στοιχ. ιστ΄) του ν. 4053/2012. Σύμφωνα με την ΥΑ «Καθορισμός της ποιότητας των παρεχόμενων καθολικών εθνικών και  ενδοκοινοτικών ταχυδρομικών υπηρεσιών», η ΕΕΤΤ διενεργεί με φροντίδα και δαπάνες της, μέτρηση της ποιότητας της καθολικής υπηρεσίας με τη συνδρομή  ανεξάρτητου φορέα, σύμφωνα με τα εκάστοτε πρότυπα της Ευρωπαϊκής Επιτροπής, ενώ  φροντίζει για τη δημοσίευση των αποτελεσμάτων των μετρήσεων.

Η Ανώνυμη Εταιρεία με την επωνυμία «ΕΛΛΗΝΙΚΑ ΤΑΧΥΔΡΟΜΕΙΑ Α.Ε.» παραμένει Φορέας  Παροχής Καθολικής Υπηρεσίας, έως την 31η.12.2028. Οι όροι παροχής της καθολικής  υπηρεσίας καθορίζονται, βάσει των προβλεπομένων στη σύμβαση ανάθεσης που  συνάπτεται, μεταξύ του Υπουργού Υποδομών, Μεταφορών και Δικτύων και της «ΕΛΤΑ Α.Ε.».

Περιγραφή του έργου

Οι διαδικασίες και ο στατιστικός σχεδιασμός του ελέγχου της ποιότητας της καθολικής υπηρεσίας περιγράφονται αναλυτικά στα ευρωπαϊκά πρότυπα ΕΝ 13850 και ΕΝ 14508, όπως ισχύουν.

Τα ευρωπαϊκά πρότυπα ΕΝ 13850 και ΕΝ 14508 ορίζουν τη μέθοδο μέτρησης του χρόνου  διακίνησης από το ένα άκρο στο άλλο της μεμονωμένης αλληλογραφίας Α΄ και Β΄  προτεραιότητας εσωτερικού, που συλλέγεται, προωθείται και διανέμεται από τον Φορέα  Παροχής Καθολικής Υπηρεσίας (Φ.Π.Κ.Υ.). Η μέτρηση της ποιότητας εκφράζεται, ως ποσοστό  της αλληλογραφίας, το οποίο διακινήθηκε, από άκρο σε άκρο, δηλαδή από την έδρα του αποστολέα στην έδρα του παραλήπτη, μέσα σε (Χ + n) εργάσιμες ημέρες, όπου «Χ» η ημέρα  κατάθεσης. Ειδικότερα, μετράται η αθροιστική κατανομή του ποσοστού των εμπρόθεσμων επιστολών για χρονική περίοδο, από Χ + 1 έως Χ + 10. Στους υπολογισμούς πρέπει να  περιλαμβάνονται όλα τα ταχυδρομικά αντικείμενα τα οποία παραδίδονται, σε διάστημα μέχρι Χ + 30, ενώ για όσα απαιτείται διάστημα μεγαλύτερο πρέπει να εξαιρούνται από τις μετρήσεις.

Τα ευρωπαϊκά πρότυπα ΕΝ 13850 και ΕΝ 14508 ορίζουν ένα σύνολο απαιτήσεων για τον  σχεδιασμό του συστήματος μέτρησης της μεμονωμένης αλληλογραφίας Α΄ και Β΄ προτεραιότητας, συμπεριλαμβανομένου του σχεδιασμού ενός δικτύου αντεπιστελλόντων. Ο  σχεδιασμός του δείγματος μέτρησης βασίζεται σε πραγματικές ροές αλληλογραφίας.

Σύμφωνα με τα ευρωπαϊκά πρότυπα ΕΝ 13850 και ΕΝ 14508, το σύστημα μέτρησης του χρόνου διακίνησης της αλληλογραφίας πρέπει να είναι αξιόπιστο και να δίνει στατιστικές  μετρήσεις σε προκαθορισμένο επίπεδο ακρίβειας. Το σύστημα μέτρησης πρέπει να είναι 58 συνεχές και να καλύπτει όλες τις ημέρες (με εξαίρεση το Σάββατο και την Κυριακή και τις  επίσημες αργίες), εβδομάδες και μήνες του ημερολογιακού χρόνου.

Μεθοδολογία

Η μεθοδολογία μέτρησης πρέπει να βασίζεται σε αντιπροσωπευτικό δείγμα της πραγματικής  ροής αλληλογραφίας Α΄ και Β΄ προτεραιότητας εσωτερικού, μεμονωμένη.

Οι αντεπιστέλλοντες-αποστολείς, καταγράφουν την ημέρα και ώρα αποστολής του ταχυδρομικού αντικειμένου ελέγχου, ενώ οι αντεπιστέλλοντες-παραλήπτες καταγράφουν  την ημερομηνία παράδοσης. Ο Ανάδοχος πρέπει να διασφαλίσει ότι το διαγνωστικό σύστημα  δεν εισαγάγει μεροληψία στην, από άκρο σε άκρο, μέτρηση.

Οι αποστολείς και οι παραλήπτες πρέπει να κατανεμηθούν, με τρόπο ώστε να καλύπτεται το  σύνολο της Ελληνικής Επικράτειας (100% των νομών της χώρας), ακολουθώντας τις απαιτήσεις γεωγραφικής κάλυψης.

Η ομάδα των αντεπιστελλόντων πρέπει να είναι ανεξάρτητη από τον Φ.Π.Κ.Υ. και η  διαχείρισή της να διέπεται από τα πρότυπα ΕΝ 13850, ΕΝ 14508, καθώς και το Διεθνές Εμπορικό Επιμελητήριο / ESOMAR, Διεθνείς Κώδικες Πρακτικής Marketing και Κοινωνικής Έρευνας.

Δείγμα

Το μέγεθος του δείγματος θα είναι τουλάχιστον 21.000 απλές, έγκυρες  επιστολές ελέγχου, ανά έτος, η δε κατανομή τους ανά διαδρομή, θα γίνει με βάση τον  οριστικό στατιστικό σχεδιασμό και τα αποτελέσματα της μελέτης των χαρακτηριστικών της  αλληλογραφίας (Real Mail Study – RMS). Τα αποτελέσματα της πιο πρόσφατης RMS, παρουσιάζονται στο παρόν Παράρτημα. Επισημαίνεται ότι μέχρι 5.000 των έγκυρων επιστολών ελέγχου ανά έτος, θα είναι μεμονωμένη αλληλογραφία Β΄ προτεραιότητας εσωτερικού.

Το δείγμα των επιστολών ελέγχου, πρέπει να ακολουθεί τις ροές αλληλογραφίας Α΄ και Β΄  προτεραιότητας εσωτερικού μεμονωμένο μεταξύ των νομών της χώρας, καθώς και των  ιδιαίτερων χαρακτηριστικών (κύριων και δευτερευόντων) της πραγματικής αλληλογραφίας.

Η κατανομή των αντεπιστελλόντων πρέπει να καλύπτει επαρκώς το σύνολο των νομών της χώρας. Αρχές για τον αριθμό και τη γεωγραφική κατανομή των αντεπιστελλόντων  περιγράφονται στα πρότυπα ΕΝ 13850 και ΕΝ 14508, σύμφωνα προς τα οποία ο αριθμός των  σημείων κατάθεσης ισούται με τον αριθμό των σημείων επίδοσης, ενώ ο καθορισμός του  αριθμού των σημείων κατάθεσης λαμβάνει υπόψη την προσφάτως εκτιμώμενη ετήσια  μέτρηση ποιότητας, καθώς και τον συντελεστή συσχέτισης των επιστολών που εκκινούν (τερματίζουν) από (στο) ίδιο σημείο κατάθεσης (παραλαβής).

Για τη διακίνηση των επιστολών ελέγχου θα χρησιμοποιηθούν, τουλάχιστον πεντακόσια σημεία προσαγωγής (κατάθεση και επίδοση), σε κάθε χρονικό σημείο εκτέλεσης του Έργου. Το σύνολο των σημείων κατάθεσης επιστολών ελέγχου θα είναι, κατά το δυνατόν, ίσο με το σύνολο των σημείων επίδοσης. Μέχρι ποσοστό 20% των συμμετεχόντων αντεπιστελλόντων δύναται να έχει διπλό ρόλο αποστολέα/παραλήπτη, ταυτόχρονα. Ο αριθμός των φυσικών προσώπων οι οποίοι μετέχουν στο δίκτυο των αντεπιστελλόντων ανέρχονται σε τουλάχιστον 350, σε κάθε χρονικό σημείο εκτέλεσης του Έργου. Ο Ανάδοχος οφείλει να ανανεώνει το 30% των συμμετεχόντων αντεπιστελλόντων, σε ετήσια βάση.