Ερχεται τηλεργασία με έλεγχο απόδοσης για τον δημόσιο τομέα

Η ενίσχυση της τηλεργασίας αλλά και η προετοιμασία της δημόσιας διοίκησης για την ανάπτυξή της χωρίς προβλήματα, όπου και αν απαιτηθεί, μέσα από μηχανισμούς μέτρησης απόδοσης είναι το αντικείμενο διαγωνισμού που προκήρυξε η Κοινωνία της Πληροφορίας.

Πρόκειται για Ηλεκτρονικό Διαγωνισμό για τη σύναψη Συμφωνίας-Πλαίσιο με έναν οικονομικό φορέα, με κριτήριο ανάθεσης την πλέον συμφέρουσα από οικονομική άποψη προσφορά, βάσει βέλτιστης σχέσης ποιότητας - τιμής για το έργο: «Υπηρεσίες προσαρμογής εργαλείων και εφαρμογών για την υποστήριξη της τηλεργασίας στον χώρο της δημόσιας διοίκησης».

Η εκτιμώμενη αξία της Συμφωνίας-Πλαίσιο ανέρχεται σε 2,18 εκατ. ευρώ, μη περιλαμβανομένου ΦΠΑ 24%. Η καταληκτική ημερομηνία παραλαβής των προσφορών είναι η 21/11/2022 και ώρα 14:00.

Η διαδικασία θα διενεργηθεί με χρήση της πλατφόρμας του Εθνικού Συστήματος Ηλεκτρονικών Δημοσίων Συμβάσεων (Ε.Σ.Η.Δ.Η.Σ.), μέσω της Διαδικτυακής πύλης www.promitheus.gov.gr του ως άνω συστήματος, τέσσερις (4) εργάσιμες ημέρες μετά την καταληκτική ημερομηνία υποβολής των προσφορών, ήτοι 25/11/2022 και ώρα 14:00.

Περιγραφή του γενικού πλαισίου της Συμφωνίας-Πλαίσιο

Η τηλεργασία έχει έρθει στο προσκήνιο με την κρίση της πανδημίας της Covid-19 υπό δραματικές συνθήκες οικογενειακών και επαγγελματικών απαιτήσεων και είχε καθιερωθεί ως ουσιαστική λύση για τον μετριασμό της σοβαρότητας και του αντίκτυπου των περιοριστικών μέτρων που λαμβάνονταν. Βέβαια μια σταδιακή διείσδυση τηλεργασίας, στην αγορά εργασίας, είχε ξεκινήσει από καιρό υπό την πίεση οικονομικών, κοινωνιολογικών απαιτήσεων και συγκυριών, καθώς και των δυνατοτήτων που προσφέρουν πλέον οι τεχνολογίες πληροφορικής και τα δίκτυα ευρυζωνικής πρόσβασης.

Η τηλεργασία θεωρείται πλέον ως μια μορφή εργασίας που μπορεί να συνυπάρξει με άλλες περισσότερο ή λιγότερο διαδεδομένες μορφές, όπως η παραδοσιακή εργασία γραφείου, η κινητή εργασία ή η εικονική εργασία, ή ως μια μορφή ενός ευέλικτου προγράμματος εργασίας, όπως η εργασία μερικής απασχόλησης, η ευέλικτη απασχόληση κ.α.

Οι τεχνολογίες πληροφορικής και τα δίκτυα ευρυζωνικής πρόσβασης αποτελούν τον βασικό καταλύτη της ανάπτυξης και περαιτέρω διείσδυσης της τηλεργασίας. Επιτρέπουν τον μετασχηματισμό της παραδοσιακής μορφής εργασίας που όλοι γνωρίζουμε ως εργασία γραφείου.

Αυτή η εξέλιξη αντιστοιχεί σε αυξανόμενη ζήτηση για ευέλικτες πολιτικές στον χώρο εργασίας σε εθνικό, τομεακό και εταιρικό επίπεδο, που τροφοδοτήθηκε από τη σταθερή αύξηση των νοικοκυριών με διπλό εισόδημα λόγω της αύξησης της συμμετοχής των γυναικών στην αγορά εργασίας.

Οι παράλληλες τάσεις της ψηφιοποίησης στον χώρο εργασίας και η αυξημένη ζήτηση για ισορροπία μεταξύ επαγγελματικής και προσωπικής ζωής μπορούν να θεωρηθούν κοινές κινητήριες δυνάμεις της τηλεργασίας σε ολόκληρη την ευρωπαϊκή ήπειρο. Αποφεύγοντας να σπαταλάμε χρόνο σε μακρά και κουραστική καθημερινή μετακίνηση, μπορούμε να προσφέρουμε καλύτερη φροντίδα για τα παιδιά, ενώ η οικογενειακή ζωή γίνεται μέρος της απόδοσης.

Σκοπός της Συμφωνίας-Πλαίσιο

Σκοπό της Πράξης αποτελεί η υλοποίηση Πιλοτικών Ενεργειών που σχετίζονται με την τηλεργασία σε συγκεκριμένους φορείς της Δημόσιας Διοίκησης, οι οποίοι θα είναι αντιπροσωπευτικοί σε επίπεδο αρμοδιοτήτων στην ιεραρχία της Δημόσιας Διοίκησης, π.χ. Υπουργείο, Φορέας Τοπικής Αυτοδιοίκησης, Ανεξάρτητη Αρχή κ.λπ.

Στο πλαίσιο των Πιλοτικών Ενεργειών θα υλοποιηθούν επιχειρησιακά σενάρια υποστήριξης της τηλεργασίας στους  επιλεγμένους φορείς με τη χρήση μιας σειράς εργαλείων με πολλαπλή στόχευση:

1. Την εφαρμογή αυτών των επιχειρησιακών σεναρίων με τη χρήση πληροφοριακών εργαλείων στην κανονική λειτουργία των επιλεγμένων φορέων.
2. Την ανάδειξη των σεναρίων αυτών σε επαναλήψιμες καλές πρακτικές που μπορούν να εφαρμοστούν στο σύνολο των φορέων της Δημόσιας Διοίκησης, με τη χρήση των ίδιων ή/και παρόμοιων πληροφοριακών εργαλείων, με αυτά που χρησιμοποιήθηκαν στην πιλοτική εφαρμογή.
3. Επιλεγμένες λειτουργικότητες όπως ιδίως η καταγραφή της ανθρωποπροσπάθειας των στελεχών που είναι σε τηλεργασία θα μπορούν να έχουν καθολική εφαρμογή, με βάση τα αποτελέσματα και συμπεράσματα της πιλοτικής εφαρμογής.

Για να γίνουν όλα τα παραπάνω θα πρέπει να ολοκληρωθούν σημαντικές ενέργειες όπως η ενεργοποίηση εφαρμογών για outlook, περιβάλλοντα τηλεδιασκέψεων και τηλεσυνεργασίας, προγράμματα υπολογιστών κ.α.

Διαχείριση της απόδοσης

Μια από τις βασικότερες επιδράσεις της διείσδυσης της τηλεργασίας στην αγορά εργασίας σχετίζεται με τη διαχείριση της απόδοσης της εργασίας. Διάφορα θέματα τίθενται επιτακτικά στην ατζέντα της οργάνωσης της εργασίας και συγκεκριμένα, με ποιο τρόπο παρακολουθείται η αποδοτικότητα της εργασίας, πώς εξασφαλίζεται ότι ένας εργαζόμενος συμμορφώνεται με τις καθιερωμένες διαδικασίες και εργάζεται τις προβλεπόμενες ώρες εργασίας.

Στο παραπάνω πλαίσιο, η τηλεργασία απαιτεί την ύπαρξη μηχανισμών «ελέγχου», οι οποίοι όμως για να είναι πραγματικά αποτελεσματικοί, θα πρέπει να βασίζονται σε μια νέα προσέγγιση που εστιάζει στην επίτευξη προκαθορισμένων στόχων, στην υποβολή παραδοτέων και στην εκτέλεση συγκεκριμένων αναθέσεων εργασίας.

Η διαχείριση της απόδοσης με στόχους, δείκτες, αποτέλεσμα, αξιολόγηση ήταν ανέκαθεν και θα είναι μια πραγματική πρόκληση για τη διοίκηση ενός οργανισμού, η οποία και καθίσταται έτι περαιτέρω απαιτητική σε περιβάλλον τηλεργασίας.

Επιπλέον, επειδή οι ΤΠΕ διευκολύνουν την ανταλλαγή απόψεων και πληροφοριών μεταξύ των εργαζομένων, η διοίκηση πρέπει να είναι προετοιμασμένη να δει αποκλίσεις, κριτικές και ακόμη και διαμάχες να αναδύονται γρήγορα κατά τον καθορισμό των συλλογικών και ατομικών στόχων.

Από την άλλη πλευρά, η ευρεία χρήση των ΤΠΕ λειτουργεί ως μια ευκαιρία για την προώθηση της διαφάνειας, καθώς οι γραπτές επικοινωνίες μερικές φορές παρουσιάζουν μεγαλύτερη διαφάνεια στην ιεραρχία από τις προφορικές επικοινωνίες που βασίζονται σε πρόσωπο με πρόσωπο και έχουν ως αποτέλεσμα τη διευκόλυνση της αποδοχής της εξουσίας των ηγετών από υφισταμένους.

Σε ένα περιβάλλον τηλεργασίας, οι Οργανισμοί οφείλουν να μετακινηθούν από μια στάση επιτήρησης, με βάση την τιμωρία και την ανταμοιβή, σε μια στάση αμοιβαίας εμπιστοσύνης. Στο παραπάνω πλαίσιο, οι σχέσεις εξουσίας που βασίζονται κυρίως στην επίσημη ισχύ και στον έλεγχο δίνουν τη θέση τους σε σχέσεις που βασίζονται περισσότερο στην ικανότητα της διοίκησης να κινητοποιεί και να παρακινεί τους εργαζόμενους, στην καθοδήγηση, στη μετάδοση αξιών και ένα όραμα που καθοδηγεί τις ενέργειες των τηλεργαζομένων.

Η μέτρηση της τηλεργασίας

Η τηλεργασία αφορά περισσότερο την οργάνωση της εργασίας παρά μια μορφή απασχόλησης  λίγες ωστόσο χώρες αναλαμβάνουν συστηματική συλλογή επίσημων στατιστικών στοιχείων που αφορά  για την παρακολούθηση και τη μέτρηση της ανάπτυξής της.

Οι περισσότερες αναφορές σχετικά με τη συχνότητα της τηλεργασίας είναι κυρίως εκτιμήσεις -μερικές από αυτές πολύ προσεγγιστικές-, δεδομένου ότι συχνά βασίζονται κυρίως σε ακαδημαϊκές ή βιομηχανικές μελέτες εντός των οποίων ποικίλουν οι  όροι δειγματοληψίας, οι στοχευόμενες κατηγορίες πληθυσμού κ.λπ.

Τα παρακάτω στοιχεία έχουν αντληθεί από τη Μελέτη της Expertise France με τίτλο «Recommendations for effectively implementing teleworking in the Greek public sector/ administration» και δίνουν μια εικόνα της διάδοσης της τηλεργασίας σε επιμέρους χώρες:

• Στις Ηνωμένες Πολιτείες της Αμερικής, το 2014, το 2,8% του εργατικού δυναμικού βρισκόταν σε καθεστώς τηλεργασίας, ενώ τα αντίστοιχα ποσοστά για τη Δημόσια Διοίκηση ήταν 3,4%.
• Στον Καναδά, το 2016, το 73% του ενεργού ανθρώπινου δυναμικού αναμένονταν να εμπλακεί σε κάποιας μορφής τηλεργασία.
• Στην Αυστραλία, το αντίστοιχο ποσοστό το 2009 είναι 18%, που φαίνεται ωστόσο να βαίνει μειούμενο.
• Στην Ελβετία, το 21% των εργαζομένων φαίνεται το έτος 2015 να έχει εμπλακεί σε κάποια μορφή τηλεργασίας, ενώ το ποσοστό που αφιερώνει το 50% του χρόνου στη μορφή αυτή είναι αισθητά μικρότερο.