Οργάνωσε το inbox σου με αυτά τα rules

Στον ψηφιακό κόσμο τον οποίο ζούμε, η ηλεκτρονική επικοινωνία αποτελεί πλέον αναπόσπαστο κομμάτι της καθημερινότητάς μας. Από το email που θα σου στείλει ο φίλος σου για πλάκα, το email επιβεβαίωσης που θα λάβεις για να ενεργοποιήσεις το e-banking σου μέχρι και την καθημερινή σου αλληλογραφία στη δουλειά, ένα σωστά οργανωμένο inbox θα σε γλιτώσει από αρκετό ψάξιμο και εκνευρισμό.

Είτε χρησιμοποιείς PC είτε το smartphone σου, το να διαχειριστείς ένα ακατάστατο inbox μπορεί να εξελιχθεί σε μια βαρετή και αρκετά χρονοβόρα δουλειά. Το κλειδί για να μην αφήσεις το χάος να κυριαρχήσει είναι να εφαρμόσεις ορισμένες αποτελεσματικές τεχνικές στρατηγικής οργάνωσης. Τι εννοούμε; Με απλά λόγια, θα πρέπει να ακολουθήσεις ορισμένους κανόνες προκειμένου να κρατάς καθαρό το inbox σου, άρα και λειτουργικό. Πάμε να τους δούμε.

Προσωπικό και επαγγελματικό email

Το ξέρουμε ότι λατρεύεις το πρώτο σου email. Εκείνο που έφτιαξες ανακαλύπτοντας το πώς λειτουργεί το όλο θέμα της ηλεκτρονικής αλληλογραφίας. Όμως, για σκέψου αυτό. Μήπως δεν θα έπρεπε να το χρησιμοποιείς και ως επαγγελματικό λογαριασμό; Αρχικά, είμαστε σχεδόν βέβαιοι ότι δεν θα έχεις χρησιμοποιήσει το ονοματεπώνυμό σου αλλά θα έβαλες το πιο άκυρο ψευδώνυμο που μπορούσες να σκεφτείς εκείνη την εποχή. Επομένως, θεωρούμε ότι αντιλαμβάνεσαι ήδη ότι δεν μπορεί να δουλέψει με αυτόν τον τρόπο η κατάσταση.

Δημιούργησε λοιπόν δύο ξεχωριστούς λογαριασμούς ηλεκτρονικών διευθύνσεων. Έναν προσωπικό και έναν επαγγελματικό. Το να διατηρείς δυο ξεχωριστούς λογαριασμούς διασφαλίζεις ότι δεν πρόκειται σημαντικά μηνύματα για την εργασία σου να θαφτούν κάτω από ένα σωρό άσχετα emails που πιθανώς να δέχεσαι καθημερινά στο προσωπικό σου mail. Επιπλέον, με αυτόν τον τρόπο θέτεις αυτόματα και ένα σαφές όριο μεταξύ της προσωπικής και της επαγγελματικής σου ζωής. Διάλεξε εσύ πότε, πόσο και πώς να εστιάσεις στην κάθε μία.

Φάκελοι και ετικέτες

Θα άφηνες τη ντουλάπα σου χωρίς συρτάρια ή κρεμάστρες; Θα στοίβαζες τις κάλτσες σου σε μια γωνία για να ρίξεις από πάνω τους το καλύτερό σου κοστούμι ή το βραδινό σου φόρεμα; Υποψιαζόμαστε πως όχι. Επομένως, γιατί να το επιτρέπεις να συμβαίνει στο email σου;

Οι φάκελοι και οι ετικέτες δρουν σαν ντουλάπια για τα ψηφιακά σου αρχεία. Σε βοηθούν να κατηγοριοποιήσεις και να ταξινομήσεις τα emails σου. Δημιούργησε λοιπόν φακέλους με βάση διαφορετικά έργα, πελάτες ή θέματα, ανάλογα με τις ανάγκες σου.

Μετακινώντας τα σχετικά email στους αντίστοιχους φακέλους τους, μπορείς εύκολα να τα εντοπίσεις όταν χρειαστεί. Βάζοντας σωστά τις ετικέτες, είσαι σε θέση να επισημάνεις ένα επείγον email ή ένα που χρήζει συχνής παρακολούθησής. Η οπτική αυτή ένδειξη θα σε βοηθήσει να ιεραρχήσεις τις εργασίες σου, να μη χάσεις τα deadlines σου και να απαντήσεις άμεσα σε κάτι σημαντικό. Γενικά, μπορείς να τακτοποιήσεις τα εισερχόμενά σου όπως εσύ επιθυμείς.

Σωστή ονομασία

Το να δημιουργήσεις απλώς φακέλους ή ετικέτες δεν είναι από μόνο του ικανό να σε βοηθήσει να τακτοποιήσεις τον τεράστιο όγκο της αλληλογραφίας σου. Είναι απαραίτητο να τους… βαφτίσεις με ονόματα που θα σε βοηθούν να καταλαβαίνεις αμέσως περί τίνος πρόκειται. Σκέψου για παράδειγμα να έχεις ονομάσει έναν φάκελο «Διάφορα» στον οποίο θα έρχονται emails από το κουρείο σου μέχρι και την τράπεζά σου! Δεν είναι πρακτικό ε;

Επομένως, αναλογίσου όλες τις συνηθισμένες κατηγορίες μηνυμάτων που λαμβάνεις και υιοθέτησε μια σαφή ονομασία για όλες. Προσπάθησε να είσαι περιγραφικός αλλά σύντομος. Για παράδειγμα, ένας καλός τίτλος για τα εισερχόμενα από το οικονομικό τμήμα π.χ της εταιρείας σου θα μπορούσε να ήταν «Λογιστήριο». Σκέψου έξυπνα λοιπόν αλλά και απλά.

Unsubscribe και φίλτρα ανεπιθύμητων

Εάν ανοίγεις το email σου και τα πρώτα 50 μηνύματα είναι διαφημιστικά ή ενημερωτικά τότε μάλλον θα χρειαστεί να αφιερώσεις κάμποσα λεπτά για να καθαρίσεις την κατάσταση. Κάνε unsubscribe από newsletters που δεν ανοίγεις ποτέ και όρισε φίλτρα ή κανόνες ώστε να ταξινομούνται αυτόματα σύμφωνα με τους δικούς σου κανόνες όλα σου τα ανεπιθύμητα. Μπορείς να δώσεις κανόνες για συγκεκριμένες λέξεις κλειδιά, συγκεκριμένους αποστολείς κ.α.

Δώσε προτεραιότητες, απάντα στρατηγικά

Προκειμένου να διατηρήσεις ένα οργανωμένο inbox είναι απαραίτητο να αναπτύξεις ένα σύστημα ιεράρχησης. Διαχώρισε τα email σε κατηγορίες με βάση το πόσο επείγον είναι ένα μήνυμα αλλά και τη σημασία του. Όρισε συγκεκριμένες ώρες κατά τη διάρκεια της ημέρας ώστε να απαντήσεις σε όποια κατηγορία χρειάζεται. Έτσι, θα διατηρείς καθημερινά έναν καλό ρυθμό για έλεγχο της αλληλογραφίας σου και για να παρέχεις τις ανάλογες απαντήσεις.

Αρχειοθέτηση και διαγραφή

Μην κρατάς τα πάντα για μήνες ή για χρόνια. Δεν χρειάζεται να σου πιάνουν περιττό χώρο διαφημιστικά emails του προηγούμενου έτους. Επομένως, μην αμελείς το πόσο σημαντικές διαδικασίες είναι η σωστή αρχειοθέτηση και η διαγραφή. Με την αρχειοθέτηση αφαιρείς το email από τα κύρια εισερχόμενά σου, Το διατηρείς όμως για μελλοντική ανάκτηση, εάν είναι απαραίτητο. Από την άλλη πλευρά πατώντας τη διαγραφή ενός email που δεν έχει καμία απολύτως αξία για σένα, το μεταφέρεις στον κάδο ανακύκλωσης. Μην ξεχνάς να τον αδειάζεις ανά τακτά χρονικά διαστήματα.

Χρησιμοποίησε την αναζήτηση

Ξέχνα το ατέρμονο scrolling στα εισερχόμενά σου. Εάν πρέπει να βρεις ένα συγκεκριμένο email αντί να ψάχνεις σε κάθε φάκελο ξεχωριστά χρησιμοποίησε τη λειτουργία αναζήτησης. Ψάξε με την ηλεκτρονική διεύθυνση του αποστολέα ή αν δεν τη θυμάσαι χρησιμοποίησε λέξεις κλειδιά.

Τακτικός έλεγχος και καθαρισμός

Το να καθαρίζεις το σπίτι σου και να οργανώνεις την ντουλάπα σου είναι συχνές εργασίες που πρέπει να κάνεις οι οποίες πλέον έχουν γίνει συνήθεια. Έτσι, κάνε συνήθεια και τον τακτικό έλεγχο και καθαρισμό του ηλεκτρονικού σου ταχυδρομείου.

Παρουσίαση