Το υπουργείο Εξωτερικών ψηφιοποιείται: Τέλος στα χειρόγραφα

Στην εποχή του… χειρόγραφου έχει μείνει το υπουργείο Εξωτερικών, το οποίο θα μπει στην ψηφιακή εποχή με νέο πληροφοριακό σύστημα που θα διασυνδέσει κεντρικές υπηρεσίες με προξενεία, πρεσβείες και όλα τα γραφεία μεταξύ τους και με το υπόλοιπο Δημόσιο, αλλάζοντας σημαντικά τον τρόπο λειτουργίας τους αλλά και την εξυπηρέτηση των πολιτών.

Η Κοινωνία της Πληροφορίας προκήρυξε τη Διενέργεια Ηλεκτρονικού Διεθνούς Ανοικτού Άνω των Ορίων Διαγωνισμού με κριτήριο ανάθεσης την πλέον συμφέρουσα από οικονομική άποψη προσφορά βάσει βέλτιστης σχέσης ποιότητας  τιμής, για την επιλογή αναδόχου για το έργο: «Εκσυγχρονισμός της Οικονομικής Διαχείρισης Αρχών Εξωτερικής Υπηρεσίας ΥΠΕΞ μέσω Απλοποίησης Διαδικασιών και Ανάπτυξης Πληροφοριακού Συστήματος».

Αντικείμενο του Έργου αποτελεί η παροχή υπηρεσιών ανάλυσης, σχεδιασμού, ανάπτυξης, παραμετροποίησης και υλοποίησης πληροφοριακού Συστήματος Οικονομικών Λειτουργιών (ΣΟΛ) των Αρχών Εξωτερικής Υπηρεσίας του Υπουργείου Εξωτερικών, οι οποίες και θα παρασχεθούν ως επακόλουθο της ανάλυσης, του σχεδιασμού, της ανάπτυξης, της παραμετροποίησης και της θέσης σε λειτουργία του Συστήματος.

Η λύση θα παρέχεται μέσω ενιαίας κεντρικοποιημένης πλατφόρμας και τα δεδομένα της Οικονομικής Διαχείρισης των Αρχών Εξωτερικής Υπηρεσίας στο σύνολό τους θα αποθηκεύονται στην κεντρική υποδομή του G-Cloud, γεγονός που θα διευκολύνει την οριζόντια επεξεργασία τους.

Ο Προϋπολογισμός του Έργου ανέρχεται σε € 887.096,77 μη περιλαμβανομένου ΦΠΑ 24% € 212.903,23, προϋπολογισμός με ΦΠΑ: € 1.100.000,00.

Στη Φάση Ι του έργου θα πρέπει να εξεταστεί με ποιον τρόπο θα υλοποιηθεί η Διαλειτουργικότητα με συστήματα που έχουν οριζόντια αρμοδιότητα σε διαδικασίες χρηματοοικονομικής διαχείρισης, όπως ενδεικτικά: Σύστημα Οικονομικής Διαχείρισης Κεντρικής Υπηρεσίας, SAP - ΓΛτΚ, ΚΗΜΔΗΣ, Διαύγεια κ.α.

Επιπρόσθετα, στόχος του έργου είναι να υπάρξει μέριμνα για την επίτευξη διαλειτουργικότητας με το επικείμενο έργο «Μεταρρύθμιση του Δημοσιονομικού Συστήματος στην Κεντρική Διοίκηση και τη Λοιπή Γενική Κυβέρνηση (gov - ERP)». Ειδικότερα, θα αναπτυχθούν μια σειρά από ηλεκτρονικές διεπαφές, ακολουθώντας σύγχρονα πρότυπα και προδιαγραφές τόσο σε επίπεδο διαδικασιών όσο και μεταδεδομένων, ικανά να καλύψουν τη μέγιστη δυνατή εισαγωγή/εξαγωγή δεδομένων.

Παράλληλα θα γίνει αυτόματη συμπλήρωση στοιχείων που χαρακτηρίζονται αναγκαία για τη λειτουργία του ΣΟΛ μέσω διαλειτουργικότητας με υφιστάμενα συστήματα του ΥΠΕΞ, όπως το Σύστημα Θεωρήσεων Εισόδου Schengen - VIS. Σε περίπτωση που αυτό δεν είναι εφικτό, να προβλεφθεί η αυτοματοποιημένη εισαγωγή οικονομικών στοιχείων που εκδίδονται σε ηλεκτρονική μορφή από υφιστάμενα συστήματα.

Οι εν λόγω Υπηρεσίες θα αξιοποιηθούν από το σύνολο των Αρχών Εξωτερικής Υπηρεσίας του ΥΠΕΞ και συγκεκριμένα:

• Μόνιμες Αντιπροσωπείες, (Αριθμός: 9)
• Πρεσβείες άνευ Προξενικών Γραφείων, (Αριθμός: 4)
• Γενικά Προξενεία, (Αριθμός: 37)
• Προξενικά Γραφεία Πρεσβειών, (Αριθμός:80)
• Προξενεία, (Αριθμός: 7)
• Γραφεία Συνδέσμων, (Αριθμός:1)

• την Γενική Επιθεώρηση, το Γραφείο Προϋπολογισμού,
• τη ΣΤ4 Δ/νση Οικονομικής Διοίκησης,
• τη ΣΤ5 Δ/νση Προμηθειών & Λειτουργικών Δαπανών,
• τη ΣΤ2 Δ/νση Μηχανογράφησης, Τηλεπικοινωνιών & Πληροφορικής,
• τη ΣΤ1 Δ/νση Προσωπικού & Διοικητικής Οργάνωσης,
• το Γραφείο Στατιστικής, καθώς και
• το σύνολο της Υπηρεσιακής και Πολιτικής Ηγεσίας του ΥΠΕΞ.

Ο διαγωνισμός θα πραγματοποιηθεί με χρήση της πλατφόρμας του Εθνικού Συστήματος Ηλεκτρονικών Δημοσίων Συμβάσεων (ΕΣΗΔΗΣ), μέσω της διαδικτυακής πύλης www.promitheus.gov.gr του συστήματος, κατόπιν παρέλευσης τουλάχιστον τριάντα πέντε (35) ημερών από την ημερομηνία αποστολής της Προκήρυξης στην Υπηρεσία Επίσημων Εκδόσεων των Ευρωπαϊκών Κοινοτήτων εφόσον η υποβολή των προσφορών γίνεται με ηλεκτρονικά μέσα.

Η διάρκεια της σύμβασης ορίζεται σε 13 μήνες, συμπεριλαμβανομένης της διαδικασίας επανυποβολής παραδοτέων.

Σκοπός και στόχοι του έργου

Το προτεινόμενο έργο αποσκοπεί στην ανάπτυξη ενός σύγχρονου πληροφοριακού συστήματος που θα καλύψει τις ανάγκες και την εκτέλεση των διαδικασιών που σχετίζονται με την οικονομική διαχείριση των Αρχών Εξωτερικού. Σήμερα οι περισσότερες από αυτές τις λειτουργίες γίνονται χειρόγραφα ή με χρήση τοπικών εφαρμογών γραφείου, με αποτέλεσμα να υπάρχει σοβαρό πρόβλημα διεκπεραίωσης των καθημερινών εργασιών καθώς και πρόβλημα διαχείρισης της πληροφορίας.

Απαιτείται λοιπόν ένα σύγχρονο, ολοκληρωμένο σύστημα πληροφορικής, για να υποβοηθήσει τόσο τους χρήστες των Προξενικών Αρχών στις καθημερινές τους εργασίες όσο και τις Κεντρικές Υπηρεσίες του Υπουργείου στην on line συλλογή και επεξεργασία της πληροφορίας.

Συνοπτικά αφορά στον εκσυγχρονισμό και στην αύξηση της αποτελεσματικότητας της Οικονομικής Διαχείρισης των Αρχών του Εξωτερικού μέσω:

• Αρχικής καταγραφής απαιτήσεων, ανασχεδιασμού διαδικασιών και μοντελοποίησης νέων επιχειρησιακών λειτουργιών,
• Υλοποίησης και λειτουργίας πληροφοριακού συστήματος για την εκτέλεση των λειτουργιών οικονομικής διαχείρισης των Αρχών και παρακολούθησης των οικονομικών στοιχείων της σε πραγματικό χρόνο από την Υπηρεσιακή και Πολιτική ηγεσία του Υπουργείου Εξωτερικών.

Τέλος, βασική στόχευση της εν λόγω δράσης είναι η επίτευξη διαλειτουργικότητας με το επικείμενο έργο «Μεταρρύθμιση του Δημοσιονομικού Συστήματος στην Κεντρική Διοίκηση και τη λοιπή Γενική Κυβέρνηση (gov-ERP)».

Παράλληλα, η ανάπτυξη ενός πληροφοριακού συστήματος αποτελεί πλέον επιτακτική ανάγκη, διότι διασφαλίζει τη διαφάνεια στη διαχείριση των οικονομικών στοιχείων με τον καλύτερο δυνατό τρόπο, συμβάλλει στην ορθολογική διαχείριση του δημόσιου χρήματος και καθορίζει ένα σωστό και ενιαίο τρόπο κατάρτισης και υποβολής των προξενικών λογαριασμών.

Περαιτέρω, στοχεύει στην αντικατάσταση της τήρησης των χειρόγραφων λογιστικών βιβλίων από ηλεκτρονικά πλέον λογιστικά βιβλία, στην ηλεκτρονική κατάρτιση των ισοζυγίων καθώς και των αναλυτικών καταστάσεων αυτών, στην ηλεκτρονική υποβολή των λογαριασμών, στην ηλεκτρονική διεξαγωγή των δαπανών σε όλα τα στάδια της διαδικασίας, δηλ. από την υποβολή αιτήματος και την έγκριση μέχρι την εκκαθάριση και πληρωμή μιας δαπάνης. Θα υπάρξει μέριμνα στην πρώτη φάση του έργου και ειδικότερα κατά την επικαιροποίηση των λειτουργικών προδιαγραφών να ικανοποιηθούν κατά το δυνατό απαιτήσεις για Λογιστική σε δεδουλευμένη βάση σύμφωνα με το ΠΔ 54/2018.

Σήμερα το ένσημο αποτελεί αποδεικτικό πληρωμής για την έκδοση προξενικών πράξεων, με αποτέλεσμα η μη επικόλληση του ορθού ενσήμου να θεωρείται ως παράλειψη του χειριστή, η οποία οφείλεται σε ελαφρά και ενίοτε βαριά αμέλεια. Με την υλοποίηση του προτεινόμενου έργου αντικαθίσταται το ένσημο ως αποδεικτικό πληρωμής με έκδοση ηλεκτρονικής απόδειξης για όλες τις προξενικές πράξεις, επομένως τυχόν έκδοση μη νόμιμης-γνήσιας ηλεκτρονικής απόδειξης εκ μέρους του χειριστή θα επισύρει πλέον βαρύτατες πειθαρχικές και ποινικές κυρώσεις λόγω του άμεσα αποδεικνυόμενου δόλου.

Παράλληλα, επιτυγχάνεται:

• η μείωση της γραφειοκρατίας με την τυποποίηση των διαδικασιών, την ελαχιστοποίηση πρόκλησης λαθών, την απλούστευση και την επιτάχυνση του έργου των ελεγκτικών δημοσιονομικών οργάνων,
• η διασφάλιση αξιόπιστων και ενημερωμένων δεδομένων με την αντικατάσταση του αναχρονιστικού ενσήμου και την έκδοση ηλεκτρονικής απόδειξης, όπως προβλέπεται στο άρθρο 2 του Νόμου 2949/2001 (με έκδοση Κ.Υ.Α. μπορεί να καταργηθεί το ένσημο ως αποδεικτικό είσπραξης και να αντικατασταθεί με την έκδοση ηλεκτρονικής αποδείξεως),
• η ανταλλαγή δεδομένων με το VIS για την παρακολούθηση των εσόδων από αιτήσεις θεώρησης εισόδου, καθώς και για την παρακολούθηση της εισαγωγής και κατανάλωσης των ΕΑΘΕ,
• η παροχή σχετικών εργαλείων, αναφορών και στατιστικών στοιχείων σχετικά με την λειτουργία και τον όγκο συναλλαγών των εποπτευόμενων Αρχών για την υποβοήθηση λήψης αποφάσεων,
• η διευκόλυνση της ανταλλαγής δεδομένων με άλλους φορείς του Δημοσίου αλλά και με συγγενή συστήματα του Υπουργείου Εξωτερικών,
• η διαφάνεια με την αποφυγή παραλείψεων, αυτοσχεδιασμών και γενικότερα φαινομένων αγνοίας, αμέλειας ή δόλου, εκ μέρους των αρμοδίων υπαλλήλων,
• η ομοιομορφία και τον ενιαίο τρόπο υποβολής των απαραίτητων δικαιολογητικών προς διευκόλυνση των ελεγκτικών οργάνων από ανακριβή έγγραφα υποβολής λογαριασμών (που ως γνωστόν πολλάκις τους περιέρχονται).

Στόχος είναι να καταχωρούνται, να παρακολουθούνται και να ελέγχονται στο σύνολό τους και σε πραγματικό χρόνο τα οικονομικά στοιχεία (έσοδα και έξοδα) των Α.Ε.Υ. και να υποβοηθούνται οι στρατηγικές αποφάσεις σε θέματα Οικονομικής Διαχείρισης και Προϋπολογισμού.