Πώς γίνεται σωστά ο εσωτερικός έλεγχος σε μια Ανώνυμη Εταιρεία

Σε προηγούμενη αρθρογραφία μας, μας απασχόλησε η δυνατότητα και ανάγκη ανάθεσης μέρους της (οργανικής) εξουσίας από το ΔΣ σε υποκατάστατα όργανά του. Στο πλαίσιο αυτό και η ύπαρξη Εκτελεστικής Επιτροπής, η οποία μπορεί και πρέπει να λειτουργεί ως mini ΔΣ, λογοδοτώντας, πάντως, σε αυτό.

Με αφορμή τα υποκατάστατα όργανα του ΔΣ διαπιστώσαμε και την αξία σχεδιασμού ενός ασφαλούς συστήματος δέσμευσης και εκπροσώπησης της εταιρείας για την προστασία, προεχόντως, της ΑΕ και των εμπλεκόμενων προσώπων. Προς την τελευταία κατεύθυνση, εξάλλου, κινείται η (πάντοτε πολύτιμη) δυνατότητα θέσπισης Εσωτερικού Ελέγχου της ΑΕ. Περί αυτών, το παρόν.

Εσωτερικοί ελεγκτές

Το θέμα της διαχείρισης κινδύνων της ΑΕ (enterprise risk management-τμήμα της οποίας αποτελεί ο εσωτερικός έλεγχος της ΑΕ) είναι εξαιρετικά σημαντικό και ιδιαίτερα ευρύ. Περιοριζόμαστε, εδώ -κατ’ ανάγκην, στις προβλέψεις του νόμου για τις ΑΕ για την εγκαθίδρυση συστήματος εσωτερικού ελέγχου.

Για τη θέσπιση συστήματος εσωτερικού ελέγχου από το ΔΣ της ΑΕ προϋποτίθεται ρητή, σχετική καταστατική πρόβλεψη. Εξαιρούνται συγκεκριμένες ΑΕ για τις οποίες τούτο επιβάλλεται από το νόμο (ενδ.: εισηγμένες ΑΕ, πιστωτικά ιδρύματα, επιχειρήσεις δημοσίου ενδιαφέροντος).

Οι εσωτερικοί ελεγκτές οφείλουν να είναι τρίτοι-μη μέλη του ΔΣ.

Οι αρμοδιότητες των εσωτερικών ελεγκτών δεν προσδιορίζονται στον νόμο. Έχουν, καταρχάς, εξουσία διενέργειας οικονομικής φύσεως ελέγχων και (κατά την ορθότερη άποψη) ορισμένα εποπτικά καθήκοντα. Ενδεικτικά: της προάσπισης της σύννομης λειτουργίας της ΑΕ και προάσπισης των συμφερόντων της. Επίσης της εφαρμογής του καταστατικού και της ενδεχόμενης σύγκρουσης συμφερόντων μεταξύ των μελών του ΔΣ και της εταιρείας.

Οι εσωτερικοί ελεγκτές θα πρέπει να έχουν πρόσβαση (και) στις απόρρητες πληροφορίες της εταιρείας.

• Σχέση εσωτερικών ελεγκτών-ΑΕ

Οι εσωτερικοί ελεγκτές (σε αντίθεση με τα υποκατάστατα όργανα) δεν ασκούν οργανικές εξουσίες διαχείρισης και εκπροσώπησης. Αντίθετα, μεταξύ αυτών και της ΑΕ, υφίσταται, αποκλειστικά, κάποιου είδους συμβατική σχέση (ενδ.: παροχής ανεξάρτητων υπηρεσιών, εξαρτημένης εργασίας). Οι εσωτερικοί ελεγκτές αναφέρονται, οργανογραμματικά, στο ΔΣ ως συλλογικό όργανο.

Εκτελεστική Επιτροπή

• Γενικά

Με διάταξη του καταστατικού (ή απόφαση του ΔΣ-εφόσον το καταστατικό το επιτρέπει) είναι δυνατή η συγκρότηση εκτελεστικής επιτροπής. Στην τελευταία ανατίθενται συγκεκριμένες εξουσίες ή αρμοδιότητες του ΔΣ. Μέλη της μπορεί να είναι μέλη του ΔΣ και τρίτοι.

Ο νόμος για τις ΑΕ θέσπισε, για πρώτη φορά, το επιτρεπτό της σύστασης τέτοιων επιτροπών και προσδιόρισε το ρόλο τους. Και υπό το προϊσχύσαν, πάντως, νομοθετικό πλαίσιο τέτοια όργανα υπήρχαν και επιτυχώς, κατά κανόνα, λειτουργούσαν και ελάμβαναν αποφάσεις.

• Προϋποθέσεις σύστασης

Προκειμένου να συσταθεί εκτελεστική επιτροπή απαιτείται, κατά τα προαναφερθέντα, ειδική καταστατική πρόβλεψη. Αυτή είναι δυνατό να αφορά και λοιπά, επιμέρους, ζητήματα. Λ.χ.: τη σύνθεση, λειτουργία και αρμοδιότητές της, τον τρόπο λήψης αποφάσεων.

Τέτοιες «άμεσες» καταστατικές ρυθμίσεις δεν είναι δυνατό να αφορούν, όμως, το ΔΣ της εταιρείας (με εξαίρεση τη σύνθεση και αρμοδιότητες του πρώτου). Η απόφαση για τη συγκρότηση και λειτουργία της εκτελεστικής επιτροπής είναι δυνατό να εναπόκειται στο ίδιο το ΔΣ εφόσον υφίσταται, προηγούμενη/σχετική, καταστατική ρύθμιση.

• Αρμοδιότητες

Εάν και δεν ορίζεται ρητά, στα ανατεθειμένα καθήκοντα της εν λόγω επιτροπής φαίνεται να ανήκουν «εκτελεστικές» (όχι όμως και εποπτικές) αρμοδιότητες του ΔΣ. Σύμφωνα και με όσα ισχύουν ως προς τους υποκατάστατους, απαγορεύεται ανάθεση στην εκτελεστική επιτροπή αρμοδιοτήτων που ανήκουν, από το νόμο, στο ΔΣ ως συλλογικό όργανο (ενδ.: έγκριση μεταβίβασης δεσμευμένων μετοχών, πιστοποίηση καταβολής μετοχικού κεφαλαίου).

Η εξουσία λήψης αποφάσεων ανήκει στην εκτελεστική επιτροπή ως όργανο (και όχι σε επιμέρους μέλη του). Δεν ανατρέπει, όμως, τη (δεδομένη) ευθύνη του ΔΣ και των μελών του. Το ΔΣ παραμένει επιφορτισμένο με το καθήκον επιμέλειας των εταιρικών υποθέσεων. Επίσης, με το καθήκον εποπτείας των ενεργειών των κατ’ ιδίαν μελών του -βεβαίως και της εκτελεστικής επιτροπής.

Ιδιότητες μελών ΔΣ

Τα μέλη του ΔΣ των εισηγμένων ΑΕ διακρίνονται, από τον νόμο, με βάση τα καθήκοντά τους σε εκτελεστικά, μη εκτελεστικά και ανεξάρτητα. Το θέμα και εδώ είναι εξαιρετικά εκτεταμένο. Περιοριζόμαστε, κατ’ ανάγκη, στα απολύτως αναγκαία.

Είναι δυνατή η αναλογική εφαρμογή των διατάξεων για την ανάγκη ύπαρξης εκτελεστικών, μη εκτελεστικών και ανεξάρτητων μελών του ΔΣ (αλλά και περί εταιρικής διακυβέρνησης-εν γένει) και στις μη εισηγμένες ΑΕ. Αρκεί να υφίστανται σχετικές καταστατικές προβλέψεις. Τυχόν εκτελεστική επιτροπή των εν λόγω ΑΕ πλαισιώνουν συνήθως-κατά πλειοψηφία εκτελεστικά μέλη του ΔΣ.

Ο ρόλος των εκτελεστικών μελών του ΔΣ είναι νευραλγικός. Εμπλέκονται στην καθημερινή διοίκηση της εταιρείας και είναι υπεύθυνα για την εφαρμογή της εταιρικής στρατηγικής. Επιτηρούνται, ωστόσο, κατά την άσκηση των καθηκόντων τους από τα μη εκτελεστικά και ανεξάρτητα μέλη.

Τη λειτουργία του ΔΣ της ΑΕ είναι δυνατό να επικουρεί, υπό προϋποθέσεις, εκτελεστική επιτροπή. Η τελευταία θα ενταχθεί, στην περίπτωση αυτή, στο σύστημα λήψης σημαντικών αποφάσεων. Θα περιορισθούν, στην περίπτωση αυτή, οι κίνδυνοι από την ανάθεσή τους σε μεμονωμένους εκπροσώπους. Θα αποφορτισθεί η λειτουργία ενός δυνητικά πολυμελούς ΔΣ, καθιστώντας περισσότερο ευέλικτη και αποτελεσματική τη λειτουργία του.

Όλα τούτα, όμως, δεν αρκούν! Αναγκαίος προκύπτει ο (εσωτερικός) έλεγχος της ΑΕ και το αντίστοιχο πλαίσιο για τη διασφάλιση της σύννομης και σύμφωνης με το καταστατικό και το νόμο λειτουργίας της ανεξάρτητα, μάλιστα, από νομικές υποχρεώσεις που (στη συντριπτική πλειονότητα των ΑΕ) ελλείπουν.

* Ο Σταύρος Κουμεντάκης είναι Managing Partner Koumentakis and Associates Law Firm