H ”μάχη” των εταιριών με τα e-mails

Τα e- mails ξεφεύγουν από κάθε δυνατότητα ελέγχου. Ο όγκος των δεδομένων που οφείλουν να διαχειρίζονται πλέον οι εταιρίες, είναι τόσο μεγάλος, που παρεμποδίζει τις ίδιες τις βασικές τους δραστηριότητες. To συλλογικό software ενδέχεται να αποτελέσει ένα βασικό όπλο στην μάχη της διαχείρισης των πληροφοριών.

Δημοσιεύθηκε: 19 Μαΐου 2004 - 17:36

του Kim Thomas

Τα e- mails ξεφεύγουν από κάθε δυνατότητα ελέγχου. Όχι, ότι οι εταιρίες και οι οργανισμοί ”τρέμουν” τις συνέπειες των βιαστικά γραμμένων εσωτερικών μηνυμάτων σε ευαίσθητα ζητήματα. Απλά, ο όγκος των δεδομένων που οφείλουν να διαχειρίζονται πλέον είναι τόσο μεγάλος, που παρεμποδίζει τις ίδιες τις βασικές τους δραστηριότητες.

Το 2002, 31 δισ. e-mails στάλθηκαν παγκοσμίως – ένα νούμερο που, σύμφωνα με την εταιρία αναλύσεων IDC, ενδέχεται να διπλασιασθεί μέχρι το 2006.

Επιπροσθέτως, η νέα νομοθεσία Sarbanes- Oxley απαιτεί από τις εισηγμένες αμερικανικές επιχειρήσεις να κρατούν όλα τα e-mails και τα έγγραφα που σχετίζονται με σημαντικές αποφάσεις. ”Τα e-mails έχουν γίνει βάρος” δηλώνει ο Ian Charlesworth, αναλυτής της Butler Group και συγγραφέας της επισκόπησης του 2003 Workgroup and Enterprise Collaboration.

O Neil Laver, στέλεχος του τμήματος marketing της Microsoft, συμφωνεί: ”Ένα απλό εγχείρημα, που περιλαμβάνει εργασία λίγων ατόμων σε ένα έγγραφο, μπορεί να οδηγήσει σε δεκάδες e-mails και είναι πολύ δύσκολο να ξεκαθαρίσεις τη ροή της δουλειάς σου εάν γίνεται μέσω e-mails.”

Το συλλογικό software ίσως είναι μια λύση. Αξιοποιεί μια σειρά τεχνολογιών, από εργαλεία επικοινωνίας real time, όπως τα Lotus Web Conferencing και Lotus Instant Messaging της IBM και εργαλεία όπως το Sharepoint της Microsoft -ένα κοινό περιβάλλον εργασίας που επιτρέπει σε ομάδα ατόμων να επεξεργάζονται ταυτόχρονα ένα έγγραφο.

Είναι ικανό όμως το συλλογικό software να απαλύνει το βάρος των e-mails– ή θα δημιουργήσει νέα προβλήματα;

Οι πωλητές του λογισμικού επιμένουν πως το συλλογικό software μπορεί να μειώσει την υπερφόρτωση που δημιουργούν τα e-mails και να βελτιώσει την παραγωγικότητα.

”Καθώς το εργατικό δυναμικό γίνεται πιο ευέλικτο και αυξάνεται η εργασία εξ’ αποστάσεως, μέσω e-mails, το συλλογικό software αποτελεί τη νέα πρόκληση” αναφέρει ο κ. Laver. Τονίζει πως, σε έναν οργανισμό με παγκόσμια διασπορά εργαζομένων, όπως μια φαρμακευτική εταιρία, η ταχεία αναγνώριση των συνεργατών και των εγγράφων καθίσταται δυνατή μόνο με το συλλογικό software.

Κάποια οφέλη είναι προφανή. Εάν τέσσερα άτομα πρέπει να εργαστούν πάνω σε ένα έγγραφο και ακόμη δύο να το ελέγξουν, είναι ευκολότερο να διατηρείται το έγγραφο σε κάποια κεντρική τοποθεσία με ορατό αρχείο το ποιος το έχει επεξεργασθεί και πότε, αντί να πηγαινοέρχονται τα e-mails μεταξύ έξι ατόμων με πολλές ”τελικές” εκδοχές, που μπορούν κάλλιστα να προκαλέσουν σύγχυση.

Σε συνδυασμό με το instant messaging και το web conference, τα συλλογικά εργαλεία μπορούν να βοηθήσουν την διασπορά των ιδεών και την επίλυση ζητημάτων, μεταξύ των εργαζομένων.

”Μια από τις βασικές παραμέτρους είναι η μείωση των ”ταξιδιών” και των εξόδων” επισημαίνει ο Tim Payne, διευθυντής marketing τεχνολογίας της Oracle στην Ευρώπη. ”Μπορείς να μοιρασθείς διαγράμματα, παρουσιάσεις στο Powerpoint και να πραγματοποιείς συσκέψεις.”

© The Financial Times Limited 2004. All rights reserved.
FT and Financial Times are trademarks of the Financial Times Ltd.
Not to be redistributed, copied or modified in any way.
Euro2day.gr is solely responsible for providing this translation and the Financial Times Limited does not accept any liability for the accuracy or quality of the translation