Έχοντας διαχρονικά στο επίκεντρο της λειτουργίας του τον Έλληνα ασθενή, το Ινστιτούτο Φαρμακευτικής Έρευνας & Τεχνολογίας (ΙΦΕΤ) αναλαμβάνει την προμήθεια φαρμάκων που συμβάλλουν στην αντιμετώπιση σπάνιων ασθενειών και εξασφαλίζει την πρόσβαση των Ελλήνων ασθενών σε καινοτόμες υπηρεσίες υγείας, υλοποιώντας έργα απαραίτητα για την προάσπιση της δημόσιας υγείας.
Πρόκειται για έναν απολύτως αυτοχρηματοδοτούμενο οργανισμό, που υποστηρίζει το έργο του Εθνικού Οργανισμού Φαρμάκου (ΕΟΦ) και του Υπουργείου Υγείας. Το τρέχον επιχειρησιακό σχέδιο του ΙΦΕΤ έχει ως βασικούς άξονες τον οικονομικό εξορθολογισμό των δραστηριοτήτων του και την αξιοποίηση του συνόλου των δυνατοτήτων του Ινστιτούτου.
Στο πλαίσιο αυτό, ο ψηφιακός μετασχηματισμός του Ινστιτούτου αποτελεί κομβικό σημείο της στρατηγικής του. Πρόκειται για μια διαδικασία, η οποία επαναπροσδιορίζει τη λειτουργία του, συμβάλλοντας στην καλλιέργεια μιας κουλτούρας ευθύνης και διαφάνειας, με προσήλωση σε στόχους και αποτελέσματα απόλυτα συνδεδεμένα με ένα μοντέλο διοίκησης «data-driven» και «outcome-focused».
Το κρίσιμο αυτό έργο του ψηφιακού μετασχηματισμού του ΙΦΕΤ έχει προχωρήσει μεθοδικά τον τελευταίο ενάμιση χρόνο και συνεχίζεται. Η υλοποίηση της πρώτης φάσης του σχετικού πλάνου επικεντρώνεται στην αναβάθμιση της πληροφοριακής υποδομής, στον ψηφιακό εκσυγχρονισμό των διαδικασιών προμήθειας και στην εκπαίδευση του ανθρώπινου δυναμικού, με στόχο την εξασφάλιση καλύτερης ποιότητας, μεγαλύτερης ταχύτητας, διαφάνειας και προβλεψιμότητας στις υπηρεσίες που προσφέρει. Πρόκειται για μια ευρύτερη αλλαγή κουλτούρας στον οργανισμό. Με αφετηρία τον εκσυγχρονισμό των καθημερινών διαδικασιών και στόχο την πλήρη αξιοποίηση των υφιστάμενων συστημάτων, επεκτείνεται μέχρι τη δημιουργία καινοτόμων εφαρμογών που απευθύνονται σε ολόκληρο το οικοσύστημα της υγείας και στον ίδιο τον τελικό αποδέκτη, τον Έλληνα ασθενή.
Στη συγκεκριμένη χρονική περίοδο αξίζει να αναφερθεί ότι:
• Ολοκληρώνεται η μετάβαση του οργανισμού σε Office365, η οποία διευκολύνει την πρόσβαση, την επικοινωνία και τη συνεργασία ανάμεσα στα τμήματα του οργανισμού, εξασφαλίζοντας διαφάνεια και έλεγχο των διαδικασιών, με παράλληλη εκπαίδευση του προσωπικού στο αντίστοιχο collaboration model.
• Έχει ενισχυθεί και αναβαθμιστεί σημαντικά η ασφάλεια όλων των ψηφιακών συστημάτων και με την επιπλέον συνδρομή εξωτερικής εταιρείας με εξειδίκευση στον χώρο, η οποία ελέγχει σε συστηματική βάση την ασφάλεια των συστημάτων του Ινστιτούτου, ενώ ο οργανισμός βρίσκεται σε διαδικασία ανανέωσης της πιστοποίησής του και κατά ISO27001.
• Υλοποιούνται ηλεκτρονικοί διαγωνισμοί για τις προμήθειες του Ινστιτούτου, ενώ σε εξέλιξη είναι και η εφαρμογή μιας νέας «paperless» προσέγγισης των εγκρίσεων των δαπανών από το τμήμα προμηθειών, με στόχο τόσο την άμεση αποτύπωση της πραγματικής εικόνας του κάθε κέντρου κόστους της εταιρείας, όσο και τη μείωση του περιβαλλοντικού αποτυπώματος άνθρακα του Ινστιτούτου.
• Ξεκίνησε η πιλοτική λειτουργία ενός νέου συστήματος για την κεντρικοποιημένη ηλεκτρονική παραγγελιοληψία φαρμάκων που απευθύνεται σε ολόκληρο το πελατολόγιο του Ινστιτούτου. Στόχος του είναι η άμεση ενημέρωση και ο καλύτερος συντονισμός, η αποφόρτιση των αντίστοιχων τμημάτων και η αποτελεσματικότερη διεκπεραίωση των παραγγελιών. Το σύστημα αυτό, παράλληλα με νέα χαρακτηριστικά αυτοματισμού, θα οδηγήσει τις διαδικασίες να εκτελούνται με ακρίβεια, αμεσότητα και χωρίς περιθώριο λάθους.
• Ανάλογο σύστημα θα αξιοποιηθεί από το Ινστιτούτο και ως προς τους προμηθευτές του ΙΦΕΤ, ψηφιοποιώντας πλήρως τη διαδικασία των παραγγελιών του, με στόχο την αυτοματοποίηση, τη βελτίωση των ταχυτήτων στις εσωτερικές διαδικασίες μεταξύ των διευθύνσεων και την απόκτηση πλήρους αρχείου και ιστορικότητας. Η συγκεκριμένη εφαρμογή έχει χτιστεί με τέτοιο τρόπο, ώστε να διευκολύνει την ψηφιοποίηση όλων των δεδομένων και τη σωστή χρήση τους με απόλυτα δομημένο τρόπο εν αντιθέσει με την ύπαρξη raw, μη αξιοποιήσιμων data.
Το Ινστιτούτο, όπως προαναφέρθηκε, έχει στο επίκεντρο της στρατηγικής του την «data-driven» και «outcome-focused» προσέγγιση. Ένα χαρακτηριστικό παράδειγμα σωστής αξιοποίησης των data, αποτελεί η περίπτωση της προμήθειας της ρεμντεσιβίρης.
Συγκεκριμένα, κατά την περίοδο κορύφωσης της πανδημίας, σε μια περίοδο πρωτόγνωρης δυσκολίας και πρωτοφανούς αίσθησης του επείγοντος, το Ινστιτούτο κλήθηκε να ανταποκριθεί σε μια κρίσιμη αποστολή: εκπροσωπώντας τη χώρα μας στην εκτέλεση των κοινών ευρωπαϊκών συμβάσεων για τις προμήθειες φαρμάκων και υλικών σχετικών με την πανδημία, αποτέλεσε το σημείο αναφοράς για την προμήθεια της ρεμντεσιβίρης- ενός εκ των κύριων φαρμάκων για την αντιμετώπιση του κορωνοϊού.
Το ΙΦΕΤ επωμίστηκε την ευθύνη για τη σταθερή προμήθεια των δημόσιων νοσοκομείων και ανταποκρίθηκε αποτελεσματικά και έγκαιρα, παραλαμβάνοντας και διανέμοντας περισσότερες από 500.000 δόσεις. Για να πετύχει στο δύσκολο αυτό έργο, στηρίχτηκε στη δύναμη των data. Συλλέγοντας και αναλύοντας σε εβδομαδιαία βάση αναλυτικά στοιχεία απ’ όλα τα νοσοκομεία της χώρας χρησιμοποίησε προηγμένα μοντέλα ανάλυσης δεδομένων και ανέπτυξε έναν αλγόριθμο πρόβλεψης των αναγκών, προγραμματίζοντας την κάλυψη των νοσηλευτικών ιδρυμάτων με επαρκή αποθέματα ρεμντεσιβίρης, ώστε να είναι σε θέση να αντιμετωπίσουν τις αυξημένες ανάγκες.
Αυτό το παράδειγμα είναι απολύτως ενδεικτικό της στρατηγικής επιλογής για το παρόν και το μέλλον του ΙΦΕΤ. Με απόλυτη ενσυναίσθηση του κοινωνικού του ρόλου, υλοποιεί έναν μεγάλης κλίμακας ψηφιακό μετασχηματισμό, εκσυγχρονίζοντας δομές, διαδικασίες και υποδομές, με κύριο όχημα την τεχνολογία και σταθερό οδηγό τη βασική του αποστολή: να παρέχει πρόσβαση σε καινοτομικές θεραπείες και υπηρεσίες υγείας στον Έλληνα ασθενή.
*Ο Γιάννης Σωτηρίου είναι Διευθύνων Σύμβουλος του Ινστιτούτου Φαρμακευτικής Έρευνας & Τεχνολογίας (ΙΦΕΤ)